Hvad er feedback?

Feedback er en proces, hvor én person eller en gruppe kommer med relevante perspektiver, evalueringer eller tilbagemeldinger på et konkret stykke arbejde, som nogen har udført. Feedback er konstruktivt eller rosende i sit format, og har til formål at hjælpe modtageren med at forbedre sig selv eller deres opgaveløsning.

De 5 forskellige feedbackperspektiver

1. Ejerperspektiv (Arbejdsgiver, karaktergiver)

Feedback hvor giveren har strukturelmagt og feedbacken derfor har værdi i forhold til konkrete ”do’s og don’ts”, hvorfor det ikke nødvendigvis skal blive for undersøgende, medmindre fokus for giveren er på, at modtageren skal udvikle sig.

2. Kundeperspektiv

Modtageren af ens arbejde.

3. Specialistperspektiv

Når vi søger ekspertviden inden for et konkret udviklingsbehov. Modsat ejerperspektivet er der her en anden mulighed for at gå undersøgende til værks, da specialisten ikke har samme strukturelle magt over modtageren. Samtidig vil specialister kunne gå længere ned i detaljerne.

4. Samarbejdspartnere

Kolleger, teammedlemmer og lign. Denne feedback er i særlig risiko for at blive mudret, da relationen ikke er defineret af konkrete, strukturerer og feedbacken bygger på et personligt perspektiv. Her træder vores bias særligt i spil, og vi kan glemme at vores sandheder netop kun er VORES sandheder. Fokus bør være på, hvordan vi arbejder bedre sammen.

5. Ekstra øjne og en ekstra hjerne

Når ingen af de tidligere forhold er til stede, er det vigtigt at iscenesætte feedbacken som et ekstra perspektiv.

Feedback skal være inspirerende

Den menneskelige faktor i feedback og feedbackkultur er vores automatiske biologiske respons. Feedback der fokuserer på vores fejl og mangler, giver vi kun adgang til den andens stressrespons også kaldet forsvar. Helt konkret aktiveres det sympatiske nervesystem, hvilket er vores flygt, kæmp eller frys respons. Derigennem lukkes der af for input, og vi tager udelukkende imod den overlevelsesnødvendige information. Fokuserer vi derimod på vores mål, og hvad vi drømmer om at opnå, aktiveres det parasympatiske nervesystem, det er systemet der stimulerer velbehag, åbner os op, og gør os modtagelige for læring og udvikling. Et godt eksempel er off-pist skiløbere, som i modsætning til, hvad man skulle tro, har ret få ulykker. Der man interviewede dem, var deres svar klart ”vi fokuserer ikke på træerne, men på vejen frem.”

Når vi fokuserer på fejl, lærer vi, hvordan vi fejler. Det giver os meget lidt information om, hvordan vi får succes. Vi skal derfor undersøge, hvordan vi får succes, og hvad succes betyder for lige netop os. Der findes et utal af måder, vi kan fejle på, men få måder, som leder til succes. Vi skal have øje for at producere mere af det gode, fremfor at undgå det dårlige.

Give feedback

Når du skal give inspirerende feedback, skal du være opmærksom på følgende:

1. Kig efter outcomes

Når det er tydeligt, at noget er lykkes, skal der zoomes ind på, hvad der ledte op til det. På den måde kan du være med til at forstærke den gode arbejdsproces og adfærd. Det er også en måde at forholde sig positivt til de udfordringer, som var en del af processen. Det handler ikke om at være blind for fejlene eller det uhensigtsmæssige i arbejdet, men om at gøre dem til eksempler, som I kan trække læring ud af, hvilket er nemmest, når outcome er succesfuldt.

2. Genafspil dine instinktive reaktioner

Når du lægger mærke til at andre lykkes med noget, så gør det tydeligt, hvad DU oplevede som værende succesfuldt eller godt i processen gerne med samme entusiasme, som da du hørte eller så det første gang. Dette er med til at forstærke den positive relation bånd både imellem jer, men det er også med til at etablere en positiv feedbackkultur.

Dertil kan du, hvis andre giver dig ros være nysgerrig på, hvad de fik du øje på, du gjorde særlig godt. På den måde kan du yderligere kvalificere feedbacken, men det er også med til at træne, hvordan du kan åbne dig selv for at modtage feedback fremadrettet.

Hvordan giver man god feedback?

En god feedback model: Det første skridt til god feedbackkultur er at lade modtageren sætte retning for, hvad feedbacken skal fokusere på. På den måde undgås aktiveringen af kamp, flugt og frys. Ved at forme feedback efter at være noget, der bestilles, skabes der samtidig en positiv feedbackkultur, hvor den enkelte har mulighed for udelukkende at få den relevante information, de ønsker. Der kan med fordel etableres en periodevis indtjekning, hvor medarbejderne skal forberede en konkret bestilling på feedback. Lederen kan fungere som rollemodel ved at være den første til at efterspørge feedback.

 En model til feedback er, at der bestilles en feedback på en konkret opgave, som er set udført af personen, der skal give feedback. Giveren hjælper bestilleren med at blive konkret på, hvad der præcis ønskes at få feedback på i opgaven. Herefter kan feedbacken gives. På den her måde er der skabt enighed, rum og mulighed for at bestilleren af feedbacken er åben og modtagelig få for input.

Gode spørgsmål til feedback forholder sig til nutid, fortid og fremtid

1.      Hvad lykkes du med lige nu?

2.      Har du tidligere mødt lignende udfordringer, hvad gjorde du da, for at komme videre?

3.      Hvad ved du allerede, at du skal gøre for at komme videre i den givne situation?

-          Tilbyd dine egne oplevelser, og måder du tidligere har lykkes med i lignende situationer.

Ved at bruge ”hvad” spørgsmål fremfor ”hvorfor” spørgsmål, hjælper du både dig selv og modtageren med at få perspektiver på den konkrete situation, som kan gøre feedbacken mest effektiv og hjælpsom. Du hjælper samtidig din kollega eller medarbejder med at se, om de selv har svaret, der kan løse deres problemstilling. På den måde skabes der empowerment og aktørskab.

Sådan etablerer du god feedbackkultur

Ved at implementere disse elementer kan organisationer opbygge en positiv feedbackkultur, der fremmer læring, vækst og trivsel blandt teammedlemmerne.

1. Sikkerhed og tillid:

a. Lær hinanden at kende:

En god feedbackkultur begynder med at opbygge relationer og tillid mellem medlemmerne af teamet. Ved at lære hinanden at kende på et personligt niveau skabes der en atmosfære af åbenhed og tillid, hvilket gør det lettere at give og modtage feedback.

b. Tal om følelser: 

Det er vigtigt at skabe rum til at tale åbent om følelser og oplevelser, da dette bidrager til at opbygge forståelse og empati mellem teammedlemmerne. Det kan bl.a. være at fortælle åbent om, hvilke følelsesmæssige reaktioner, du kommer i kontakt med, når du modtager feedback – bliver du stille, vred eller diskuterende? Ved at tale om dine reaktioner åbent bliver feedbackgiveren ikke overrasket eller stopper med at give feedbacken, hvis du har brug for den.

c. Det skal være okay at sige nej til feedback:

Det er vigtigt at anerkende, at ikke alle er klar til eller har brug for feedback på et givet tidspunkt. At skabe en kultur, hvor det er acceptabelt at afvise feedback uden negative konsekvenser, fremmer det en følelse af autonomi og kontrol hos individet.

2. Balance:

a. Tilbyd positiv feedback og stop der! (5:1 ratio):

En god feedbackkultur skal have en balance mellem positiv og konstruktiv feedback. Forskning indikerer, at forholdet mellem positiv og negativ feedback bør være omkring 5:1 for at opretholde motivation og engagement.

b. Start småt:

Begynd med at give små, men konkrete ros eller feedback, hvilket gør det lettere for modtageren at absorbere og reagere på feedbacken.

c. Fremhæv indsats fremfor evner:

Fokuser på anerkendelse af indsats og processen snarere end på faste evner eller attributter. Dette opmuntrer til en kultur, hvor læring og forbedring prioriteres over præstation.

3.Normalitet

a.      Vent ikke på et specielt tidspunkt.

Feedback behøver ikke tage lang tid: Feedback bør gives løbende og spontant, uden at vente på et formelt møde eller lejlighed. Dette skaber en kultur, hvor feedback ses som en naturlig del af dagligdagen.

b.      Gør det offentligt:

Offentlig anerkendelse og feedback kan være en stærk drivkraft for motivation og engagement. Det er dog vigtigt at være opmærksom på den psykologiske tryghed og feedbackgiverens evner, når feedback gives offentligt, for at undgå at skabe ubehag eller negativitet.

4. Personlig ansvarlighed:

a. Vær transparent:

Klare og ærlige kommunikationer fremmer tillid og forståelse. Vær åben om dine intentioner og forventninger, når du giver feedback.

b. Spørg:

Opfordr modtageren til at give feedback om din egen præstation eller ledelse. Dette viser, at du er åben for selvforbedring og skaber en kultur, hvor feedback ses som en tovejsproces.

Træn, træn, træn!

Feedback er ikke blot en envejskommunikation, men en dynamisk proces, der spiller en afgørende rolle i enhver organisations succes. Gennem en grundlæggende forståelse af de forskellige feedbackperspektiver, identifikationen af ​​myter og misforståelser og implementeringen af bedste praksis til etablering af en positiv feedbackkultur, kan organisationer opnå vækst, trivsel og effektivitet. Ved at anerkende feedback som en mulighed for læring og udvikling, skabes der et miljø, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at dele og modtage feedback, hvilket i sidste ende fører til øget engagement og forbedret præstation på tværs af organisationen.
Husk på, at feedback ikke kun handler om at påpege fejl, men også om at anerkende styrker, fremme læring og opbygge relationer. Ved at bruge feedback som et redskab til at fejre succeser og identificere områder til forbedring kan I skabe en kultur, hvor alle føler sig set, hørt og værdsat.

Det vigtigste er at huske på feedback som en muskel. Den skal trænes for at blive stærk. Jo mere I øver at give og modtage feedback, jo bedre bliver det.
Du kan læse mere om feedback i vores pixibog ”Feedback. Nyt liv til et træt begreb” og i vores bog ”Feedback gentænkt”.

Myter om feedback

Der findes mange forståelser og vildledende forklaringer, når det kommer til feedback. Vi har samlet de tre mest prominente.

1. Andre mennesker er mere bevidste om dine svagheder, end du er. Det bedste er derfor at andre viser dig, hvad du ikke selv kan se.

·       ”Sandheder” er subjektive, vi vil altid kun kunne give andre vores sandheder. Det er derfor essentielt, at når vi afleverer feedback at begge parter er opmærksomme på, at dette er feedbackgiverens personlige perspektiv og sandhed.

2. Læring er som at fylde en tom beholder: Du mangler visse evner, du skal tilegne dig, så dine kolleger bør lære dig dem.

·       Vi kan tilegne os nye evner, det betyder ikke, at det skaber en konkret forbedring på vores udførsel. Vi kan lære nye salgsteknikker, det er ikke lige med mere salg. Vi glemmer den menneskelige faktor, som handler om relationer og træning af nye evner.

3. Performance er universel, analyserbar og definérbar, og når den er defineret, kan den overføres fra en person til en anden, uanset hvem hver enkelt er.

·       Succes er individuel og kontekstuelt bestemt. Visse områder opererer selvfølgelig med ”best practice” som lægevidenskabelige processer, der er en rigtig måde at tage blod, som skal læres, hvilket øger din performance, men det betyder ikke nødvendigvis, at du er den bedste sygeplejerske.

Du kan læse og se, hvordan vores klassiske forståelser af feedback som ”burgermodellen” kan gentænkes til at være mere effektive og hjælpsomme her.

Spørgsmål

Hvordan er den bedste måde at modtage feedback på?